Ich spreche fast jede Woche mit kleinen Unternehmen und Selbstständigen, die mich das Gleiche fragen: "Brauchen wir wirklich Microsoft 365, Teams, Dropbox und noch drei weitere Tools, oder geht das auch einfacher?" Meistens ist die ehrliche Antwort: Es geht einfacher, und meistens auch günstiger.
Deshalb will ich hier mal in Ruhe erklären, was Nextcloud eigentlich ist und warum wir es bei Kestrel als Alternative zu den bekannten Microsoft- und Google-Tools anbieten. Keine Marketing-Floskeln, sondern konkret anhand der Programme, die du wahrscheinlich schon täglich nutzt.
Das Grundproblem: zu viele Abos, zu wenig Kontrolle
Die meisten kleinen Unternehmen landen irgendwann bei einem ziemlich ähnlichen Setup: Microsoft 365 fürs Team, dazu Teams-Lizenzen, dann noch Dropbox oder Google Drive für die Dateiablage, ein separates Tool für die Projektplanung und irgendwo ein Passwort-Manager. Jedes Tool für sich ist überschaubar. Am Ende zahlst du trotzdem für ein halbes Dutzend Abos, pro Kopf, jeden Monat, und günstiger wird's dadurch auch nicht.
Nextcloud bündelt die wichtigsten Funktionen dieser Tools in einer Plattform. Bei uns läuft das Ganze auf unserer eigenen Hardware, also nicht irgendwo in den USA, sondern hier vor Ort. Eine Rechnung statt fünf, und deine Daten bleiben da, wo du sie haben willst.
Word, Excel und PowerPoint, nur ohne Lizenzgebühr
Was die meisten am meisten nutzen, sind natürlich Word, Excel und PowerPoint. Genau das übernimmt bei uns Nextcloud Office: Dokumente, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser bearbeiten, auch gemeinsam mit Kollegen in Echtzeit. Die Dateien bleiben dabei kompatibel zu .docx, .xlsx und .pptx, du kannst sie also weiterhin ohne Probleme mit Kunden und Partnern austauschen, die klassische Microsoft-Programme nutzen. Nur eben ohne die monatliche Lizenz pro Nutzer im Nacken.
Deine Dateien, automatisch überall verfügbar
Jeder in deinem Team bekommt einen Ordner, der sich automatisch mit dem Server synchronisiert. Was du dort ablegst, ist sofort auf allen Geräten da, mit Versionsverlauf, falls mal jemand was überschreibt, und einem Papierkorb für den Fall der Fälle. Dateien mit Kunden teilst du über einen Link statt über den E-Mail-Anhang, den kannst du sogar mit Passwort schützen und zeitlich begrenzen. Deutlich angenehmer als ein offener WeTransfer-Link, der drei Wochen später immer noch aktiv ist.
Videocalls und Chats, ohne Teams-Abo
Videotelefonate, Bildschirmfreigabe, Team-Chat, dafür gibt's Nextcloud Talk. Ehrlich gesagt deckt das für die meisten kleinen Unternehmen genau das ab, was sie an Microsoft Teams tatsächlich brauchen, nur ohne separate Lizenz und ohne die Sorge um Teilnehmerlimits.
Aufgaben und Projekte im Blick behalten
Wer schon mal mit Trello oder Microsoft Planner gearbeitet hat, findet sich bei Deck sofort zurecht. Karten, Spalten, Zuständigkeiten, alles klickbar verschiebbar. Eignet sich gut für Kundenprojekte, laufende Aufträge oder interne Abläufe, ohne dass du dafür extra ein Tool bezahlst.
Passwörter sicher teilen, statt sie im Chat rumfliegen zu lassen
Ich sehe es leider immer noch viel zu oft, dass Passwörter in ungesicherten Excel-Listen landen oder im Slack- oder WhatsApp-Chat verschickt werden. Das lösen wir lieber über Nextcloud Passwords: verschlüsselt, mit Browser-Erweiterung und praktischem Autofill. Wieder ein separates Abo, das du dir sparen kannst.
Kalender und Kontakte, die alle im Blick haben
Kundentermine, Urlaubsplanung, interne Meetings, alles in geteilten Kalendern, synchron auf jedem Gerät. Kontakte pflegst du genauso gemeinsam mit deinem Team, sodass niemand mit veralteten Telefonnummern rumhantiert.
Auch unterwegs genauso praktisch
Für iPhone und Android gibt's eigene Apps, die sich anfühlen wie die von Google oder Microsoft. Dateizugriff, Kalender, Chat, Passwörter, dazu automatisches Foto- und Dokumenten-Backup im Hintergrund. Wenn du oder dein Team viel unterwegs seid, merkst du da keinen Unterschied zu den gewohnten Apps.
Und falls dir das noch nicht reicht: der App Store
Nextcloud ist kein starres Paket, sondern lässt sich beliebig erweitern. Über einen eigenen App Store holst du dir jederzeit zusätzliche Funktionen dazu, ganz ohne neuen Vertrag oder lange Wartezeit. Ein Ticketsystem für den Kundensupport, eine Anbindung an die Buchhaltung, ein Formular-Baukasten für die Website, ein Whiteboard für Brainstormings: Für die meisten Anwendungsfälle gibt's schon eine passende Erweiterung, ein paar Klicks und sie läuft. So kann dein Unternehmen mitwachsen, ohne dass du für jedes neue Bedürfnis ein komplett neues Tool suchen und extra bezahlen musst.
Was am Ende für dich dabei rausspringt
Kurz zusammengefasst, worauf das alles hinausläuft: Statt fünf verschiedener Rechnungen von Microsoft, Dropbox und Co. hast du eine einzige, weil Nextcloud Office, Teams, Dropbox und meistens auch noch das Projekt- und Passwort-Tool ersetzt. Du zahlst nicht für jeden neuen Mitarbeiter direkt wieder drauf, wie es bei den meisten Cloud-Abos läuft. Und deine Daten liegen auf unserer eigenen Hardware hier in Deutschland, nicht irgendwo bei Microsoft oder Google in den USA. Wer worauf Zugriff hat, entscheidest am Ende du, nicht ein Konzern.
Für kleine Unternehmen und Selbstständige, die ohnehin genug Fixkosten haben, ist das aus meiner Sicht einer der einfachsten Hebel, um monatlich spürbar zu sparen, ohne dabei auf irgendwas verzichten zu müssen.
Wenn du wissen willst, wie viel dein Unternehmen im Vergleich zu Microsoft 365 sparen könnte, melde dich einfach bei uns. Wir schauen uns gemeinsam an, welche Tools du aktuell nutzt und was davon Nextcloud direkt übernehmen kann.